その業務、まだ紙でやりますか？　～30人の会社のテレワーク Vol.86～

長かった子供の夏休みがやっと終わりました！お昼ご飯の準備や習い事への送り出しなど、あわただしい日々を経て、平穏なテレワークライフが戻ってきました。

夏休みの終わりの恒例行事といえば・・「子供の宿題チェック」です！中学生・小学生の宿題をチェックする中で、教育現場でも「ペーパーレス化」が進んで来ていることを実感します。

長女が通う中学校ではNOLTY能率手帳が配布されており、手帳自体は「紙」なのですが、
・日々の日記を書き毎週写真を撮って提出する
・NOLTY手帳甲子園に出すページを写真を撮って提出する
など、貸与されているタブレットを使った提出方法が導入されていました。

次女が通う小学校では、
・SNSノートの教材をタブレットで見る
・防災ノートの教材をタブレットで見る
・リコーダーを吹いている様子を動画で取って提出する
など、こちらもタブレットを活用した実施・提出となっています。

学校から貸与されているタブレットにはロイロノートというアプリがインストールされており、先生とのやり取りや宿題の提出ができるようになっています。他にも素因数分解をするゲームやタイピングゲームなども入っており、楽しそうです。

宿題をタブレットを使って集める場合のメリットについて考えてみました。（先生方の管理画面を見たことはないので、一部推測も含みます）

①提出／未提出のチェックがしやすい
・提出締切を設定し、締切以降は提出できないようにすることができる
・提出状況をリアルタイムで確認することができる
・未提出者のみの抽出ができる

②データの可用性・完全性の担保
・サーバー上にデータが保存されるため、紛失・毀損のリスクが低減する
・提出の履歴が残る
・いつでもアクセス可能

③学習履歴の確認ができる
・個人別提出状況や学習履歴の確認が可能

デジタルネイティブな娘たちは、操作に戸惑うこともなく、タブレットを活用して宿題を提出していました。学力テストのオンライン化も始まっており、ペーパーレス化は今後も進んでいくと思います。

翻って、会社ではどうでしょうか？「紙ベース」の仕事が実は結構あるのではないでしょうか？会社に残っている「紙」とその電子化について、考えてみたいと思います。

●契約書
機密保持契約書や業務委託契約書など。
紙を印刷して・・製本して・・押印して・・郵送して・・という業務を行っていませんか？
電子契約ツールを利用することにより、ペーパーレス化が可能です。弊社ではクラウドサインを利用しています。

●見積書・注文書・請求書
お取引先との商談で必ず必要になるこれらの書類もペーパーレス化が可能です。
会計システムの中には、財務諸表だけではなく、見積書や請求書も作成できるようになっているものがあります。
電子帳簿保存法に対応しているものも多いので、検討してみると良いと思います。弊社ではマネーフォワードを利用しています。

●研修の確認テストやアンケート
研修の理解度、気になりますよね！
理解度確認のために、研修ごとに確認テストやアンケートを行っている企業様も多いと思います。
eラーニングやアンケートツールを利用することにより、電子化が可能です。弊社では、自社アプリ「らくらくstudy」を利用した確認テストを行っています。

弊社のDX化の事例については、下記の記事でもご紹介しています。
・30人の会社のテレワーク Vol.67～補助金も電子申請！「Jグランツ」の利用～
・30人の会社のテレワーク Vol.58 ～年末調整の電子化～
・30人の会社のテレワーク Vol.57 ～DX：これまでとこれから～
・30人の会社のテレワーク Vol.42 ～会計システム入替中～
・30人の会社のテレワーク Vol.38 ～クラウドサインを導入しました～
・30人の会社のテレワーク Vol.10 ～テレワーク化での勤怠管理・スケジュール管理～
・30人の会社のテレワーク Vol.7 ～テレワーク下での新入社員教育～