ハイブリッドモデルに従業員をうまく乗せるには？ ～30人の会社のテレワーク Vol.71～

4月。新卒／中途に関わらず、人の異動が多い季節です。リモートワークを含むハイブリッド環境下で、新しく従業員を迎え入れる時、私たちはどのようなことに気を付けるべきでしょうか？

今回は、イギリスのHRサイトから、ハイブリッドモデルでの従業員受け入れについての記事をご紹介いたします。

「組織に新しい従業員を受け入れる際、HR専門家はリモートでも対面と同じようにプロセスが機能することを確認しなければならない」とGary Cooksonは主張する。

自身の経験からわかるように、オンボーディングフェーズ（就職から開始日まで）は適切なエンプローエクスペリエンス（従業員の経験）を作る上で重要である。多くの組織は標準的な身元調査プロセスのみに焦点を合わせがちである。身元調査にも意義はあるが、ワクワクするようなものではなく、従業員のエンゲージメントを高める傾向もない。私たちはオンボーディングフェーズの間に、従業員のエンゲージメントを高めるべきである。

私たちは、大きな機会を逃す可能性があるため、仕事初日まで（身元チェックを除き）従業員を一人にすることを避けるべきである。また、私たちはより離れてもしくはハイブリッドな方法で働いているため、これらの機会はさらに重要である。しかし、私たちはやり方を変えなければならない。

通常のグッドプラクティスを超えたリモートオンボーディングのヒントをいくつかご紹介する。

期待の構築

リモートオンボーディングにおいて、過剰なコミュニケーションを取るようなことはないかもしれない。新従業員は目前となった彼らの入社に向けて準備がされていること、そしてそれが楽しみにされていることを知る必要がある。導入フェーズがどのようなものであるかの詳細ーキーミーティングへのリンクや明確な議題、タイムテーブルを含むーを提供しよう。

人々をつなぐ

自己紹介をしたり、関係を築き始めたりすることができるように、チームに参加する前に、チームメイトが使っているコミュニケーションプラットフォームに新従業員を設定することは重要である。新従業員が自身と既存社員との共通点を見つけることができるようにすることが大切である。新従業員にバディ（仲間）を割り当て、開始日の前に最初の連絡が確実に行われるようにすることも役に立つ。

セットアッププロセスを明確にする

どのような機器がいつ送られるのかーまた、それらに何をしなければいけないのかを説明しよう。ログイン情報はどのように作成されるのか、いつ有効になるのか、また従業員側で必要な行動（ソフトウェアのダウンロードやパスワード作成など）を説明しよう。

リモートワーク関連で予期されることを設定する

企業文化や、ヘッドセット・イーサネットやWi-Fi接続・ぼやけたバーチャル背景・ミーティング中のカメラの利用、リモートワーク場所の他の人（子供など）について説明しよう。他社でリモートで働いた経験は、自社のリモート環境とは全く異なる場合がある。

よくある質問

あなたが最初に仕事を始めた時のこと、予め知りたかったことを考えよう。そしてそれを新従業員の助けになるようにドキュメントに書き留め、事前に彼らに送ろう。

また、新従業員が直近の仕事でリモートで働いていた場合、以前の雇用主からー感情的および物理的にー離れて、自社に加わるプロセスには、いくつかの問題がある要素がある可能性があることも考慮する必要がある。彼らは、金曜日に最後の役割を終え、月曜日から自社で働き始めたのかもしれない。ーしかし同じ家の同じイスに座って、おそらく同じ個人用機器を使用し、窓から同じ景色を眺めている。多くの人にとって、それは同じ仕事のように思えるだろう。

この重要な問題を声高に叫び、早い段階で対処する必要がある。他の場所からの経験を取り入れたり、過去の雇用主とのつながりを維持したりすることに役立つため、この問題は必ずしも悪いことではない。しかし、これらのつながりや過去の仕事と現在の仕事を分離することの難しさについて理解した上で、新しくより生産的な関係を築いていきたいと私たちが考えていることを、新従業員は知る必要がある。

※Gary CooksonはEpic HRのオーナーであり、”HR Hybrid Working”の著者

https://www.peoplemanagement.co.uk/article/1751845/how-successfully-onboard-employee-into-hybrid-model

直接会うかどうかに関わらず、入社前・入社直後の従業員を不安にさせないということは大切ですね。

弊社HRM推進室では、オンボーディング支援も行っています。

HRについて学びたい方は、2022年5月13日（金）・2022年5月14日（土）に開催される琉球大学公開講座にもぜひご参加ください！