年末調整の電子化 ～30人の会社のテレワーク Vol.58 ～
前回コラム：30人に会社のテレワーク Vol.57 ～DX：これまでとこれから～ では、弊社のDX化のこれまでとこれからについてお伝えしました。
今回は、弊社でもこれから進めていかなければならない、年末調整の電子化について、書いてみようと思います。
年末調整で必要な書類
年末調整で従業員からの提出が必要な書類は下記の通りです。
①扶養控除等（異動）申告書
年末調整は、年末調整を行う時までに扶養控除等（異動）申告書を提出している人について行うことになっています。
特に次のような事情があった方については、出し忘れがないかどうか確認をしましょう。
・年の途中で、控除対象扶養親族であった人の就職、結婚などにより控除対象扶養親族の数が減少した
・年の途中で、本人が障害者、寡婦、ひとり親又は勤労学生に該当することとなった
・年の途中で、同一生計配偶者や扶養親族が障害者に該当することとなった
②基礎控除申告書、給与所得者の配偶者控除申告書、所得金額調整控除申告書
基礎控除、配偶者控除又は配偶者特別控除及び所得金額調整控除（注１）は、各人から提出された基礎控除申告書、配偶者控除等申告書及び所得金額調整控除申告書（以下これらの申告書を「基礎控除申告書等」といいます。）に基づいて行うことになっています。
③保険料控除申告書 および その証明書
年末調整の際には、生命保険料控除や地震保険料控除などの控除を行います。これらの控除は、各人から提出された「給与所得者の保険料控除申告書」（以下「保険料控除申告書」といいます。）に基づいて行うことになっています。控除の対象となる生命保険料や地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金について、従業員から証明書の提出を受け、年末調整業務担当者が間違いがないかどうか確認します。
④（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 および その証明書
（特定増改築等）住宅借入金等特別控除（注１）を受けようとする最初の年分については、確定申告により、控除の適用を受ける必要があります。しかし、その後の年分については、年末調整の際に、各人から提出された「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書」（以下「住宅借入金等特別控除申告書」といいます。）に基づいて控除を行うことができることになっています。住宅借入金等特別控除申告書には、証明書の添付が必要です。
| 分類 | 証明書等の添付 |
| 扶養控除等（異動）申告書 | なし |
| 基礎控除申告書、給与所得者の配偶者控除申告書、所得金額調整控除申告書 | なし |
| 保険料控除申告書 および その証明書 | あり |
| （特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 および その証明書 | あり |
年末調整の電子化とは・・？
これまでの年末調整手続は、勤務先（給与等の支払者） が用紙を配付し、その用紙に従業員 （給与等の支払を受ける方）が手書きして提出するなど、書面により行われていること が多いのではないでしょうか？
弊社でも2020年の年末調整の際には、
1)各従業員の自宅に紙を郵送
2)各自記入（手書き or 国税庁のHPからひな形をダウンロードして入力したものを印刷）
3)各種証明書と共に返送 or 会社に持ち込み
という手続きを取りました。
年末調整手続の電子化とは、以下の２つを実施することにより、年末調整手続をデータ処理することであり、これにより 勤務先 ・従業員双方の年末調整に係る事務負担を軽減するための施策です。
国税庁：年末調整手続きの一問一答（https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/nencho_faq.pdf） 問1-1 より抜粋
① 従業員が控除証明書等を電子データで取得し、それを利用して年末調整申告書データを作成 すること
② 勤務先が従業員から①の年末調整申告書データ及び控除証明書等データの提供を受け、これを利用して年税額等の計算を行うこと
前段でご紹介した①～④の申告書だけではなく、付随する証明書も電子化ができるのです！
（適用する控除の内容によっては、一部証明書類等を保存する必要があります。）
弊社では、今年は申告書の電子化を行い、付随する証明書の電子化については、来年の年末調整までに実施する予定です。
電子化のパターン
国税庁がホームページで公開している年末調整手続の電子化に関するパンフレット：勤務先向け1～実施方法検討編～では、下記の4パターンが紹介されています。
申告書をデータにするか／紙にするか、証明書をデータにするか／紙にするか、の組み合わせ4パターンが検討されています。
どちらもデータにできるのであれば、データにしてしまった方が良さそうですね！
ただし、報告書も含めて電子化するとなると、従業員の方へのマイナンバーカードの取得依頼・給与システムの改修・従業員の方への年末調整のやり方の周知など、時間がかかることが想定されます。国税庁が提示しているモデルスケジュールでも、11月に年末調整を行うために、4月頃から検討を始める案となっています。
今年の年末調整は証明書は紙でしのいで、報告書の電子化はもう少ししてから考えよう・・という企業様も多いのではないかと思います。早めのご準備をおすすめいたします。
弊社では、年末調整ができる人事給与システムSuperStreamを取り扱っております。
お客様ごとに、国税庁が提示している4つのパターンのうち、どのパターンで年末調整を行うのかをヒアリングし、最適な使い方をご提案させていただきます。
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