【マイクロソフトの無料RPA】機能集3（書庫化 / Outlook操作）
SSKC伊藤弊社RPAコラムでは、何度かマイクロソフト社が無料提供しているRPA【Microsoft Power Automate Desktop】について、ご紹介しました。
過去のコラムはこちら
~Microsoft Power Automate Desktopに関するコラム一覧～
今回は【Microsoft Power Automate Desktop】の一部機能をご紹介いたします。
本日ご紹介する機能は
①ファイルの書庫化
②Outlook操作（メール関連機能）
です。
【目次】
◆ファイルの書庫化
◆Outlook操作
◆まとめ
◆ファイルの書庫化
昨今、大企業を中心に、機密情報をメールで送付する時に
・ファイルを書庫化、パスワード化して送付
・別メールでパスワードを送付
上記のような方法の運用を全社禁止にしている会社が出てきました。
一方、まだまだ上記運用で機密情報をやり取りしている会社も多いと思います。
【Microsoft Power Automate Desktop】にはZIP形式の書庫ファイルを取り扱う自動化コマンドも存在しており、以下で紹介するOutlook操作と組み合わせれば、自動化の幅は広がると思います。
・ZIPファイル
特定のファイルやフォルダーをZIP形式で書庫化するコマンドです。
新たに書庫を作成するだけでなく、既存の書庫にファイルやフォルダーを追加することも可能です。
ファイルを自動作成→作成ファイルを書庫化→関係者へメールで送付
というスクリプトを作成することも可能です。
・ファイルの解凍
特定の書庫ファイルを解凍し、解凍ファイルを所定のフォルダーに移動するコマンドです。
上記『ZIPファイル』コマンドとは逆に、解凍を行うコマンドです。
このコマンドがあることでメール送付された書庫ファイルを自動で開くというコマンドが作成可能になります。
◆Outlook操作
【Microsoft Power Automate Desktop】はOutlookに関するコマンドがあるため、メールの自動操作や、受け取ったメールに対するフローの自動化を行うことができます。
以下でよく使うコマンドを紹介します。
・Outlookを起動します/Outlookを閉じます
【Microsoft Power Automate Desktop】はOutlookを操作する際、Outlookを開かないと自動操作できません。
【Outlookを起動します】コマンドでOutlookを起動する。→Outlook操作を自動処理する。→【Outlookを閉じます。】コマンドでOutlookを閉じる。
という形でOutlook操作を自動化します。
・Outlookからメッセージを取得
Outlook アカウントからメール メッセージを取得します。
Outlookであれば受信トレイのフォルダーを自由に増やしたり、特定のアドレスのメールを自動的に振り分ける機能があります。
このような機能と組み合わせることで、特定のアドレスのメールが来たら、特定の自動処理をする（通知、ファイル転送など）というスクリプトを作成することが可能です。
例）
①Outlookで、特定のアドレスを新規作成したトレイに移動するようにする。
②①のトレイを『Outlookからメッセージを取得』コマンドで自動検知する。
③②で新規メールがあれば、所定のフローを実行するように設定する。
・Outlookからのメールメッセージの送信
Outlook で新しいメール メッセージを作成して送信します。
CC、BCC、複数メール設定ができるのはもちろん、変数によるメール文の変更や、添付ファイルの設定も可能です。
上記【書庫化】機能と組み合わせることでできることも広がります。
◆まとめ
今回は【Microsoft Power Automate Desktop】のファイルの書庫化、Outlook操作について、解説いたしました。
これらの機能をプログラミングなどの高度なITスキルがなくても使用できるのが【Microsoft Power Automate Desktop】の特徴です。
興味がある方は無料でダウンロードできるため、ぜひ使ってみてはいかがでしょうか？
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