【RPA導入事例】アンケートやチェックシートの送付/集計作業の自動化

本コラムではRPAに関する様々な情報を発信しております。
今回は、弊社のRPA活用事例を一部ご紹介いたします。
ご紹介するのは、毎月行われる全従業員対象のPMS（プライバシーマーク）チェックにおける【送付作業】と【集計作業】を自動化した事例です。

【目次】
　　◆PMS（プライバシーマーク）とは？
　　◆RPAで自動化した経緯
　　◆具体的な作業内容
　　◆RPA導入のポイント:作業内容の確立と人とロボの役割分担

◆ PMS（プライバシーマーク）とは？

プライバシーマーク制度は、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。

事業者にとっては法律への適合性はもちろんのこと、自主的により高い保護レベルの個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用していることをアピールする有効なツールとして活用することができます。
本コラムの投稿者　株式会社SSKC（エス・エス・ケイ・コミュニケイションズ）も PMSを取得しております。

◆RPAで自動化した経緯

PMS取得企業は個人情報保護に関する内部規約や体制を確立しなければなりませんが、同時に適切に運用されるよう、社員教育や、内部統制を行う必要があります。
SSKCでは、内部統制の一環として、 毎月初めに全社員を対象にチェックシートを送付し、社内規定の確認・徹底を行っております。

しかし、チェックシートの送付、未提出者への提出催促、集計作業を 1人の担当者が行っていたのですが、 多くの作業時間を費やしていました。
そのため、 担当者の業務負担の軽減を目指し、RPAで業務自動化を行いました。

◆具体的な作業内容

まず毎月初めにRPAがチェックシートを自動で送付します。
そして各従業員は送付されたチェックシートを確認し、回答を担当者に送付します。
その後も、未提出者への催促通知や、集計作業をRPAが自動で行います。

そのため、 担当者は最後に集計結果を確認するだけでよくなり、大幅な作業工数の削減に成功しました。

◆ RPA導入のポイント:作業内容の確立と人とロボの役割分担

○作業内容の確立

RPAで業務を自動化する場合、重要なのは作業内容を確立することです。
使用するフォルダやファイルを固定し、RPAがいつも同じ動作を行えばいいようにします。
ただし、日付やファイル名など変動する要素は一定のルールを設けて対応できるようにします。

○人とロボの役割分担

RPAはPCのほぼすべての操作自動で行うことが可能ですが、人が行った方が早かったり、人にしかできない作業もあります。
RPAが得意な作業と人にしかできない作業を分担した作業内容を作成することがRPA導入のポイントの1つです。

◆まとめ

SSKC（エス・エス・ケイ・コミュニケイションズ）では、チェックシートの送付・提出催促・集計作業をRPAで自動化することで当該業務の業務効率化・担当者の負担軽減を達成することができました。

SSKC（エス・エス・ケイ・コミュニケイションズ） は、会計・人事・従業員満足度調査にまつわるシステム化のお手伝いを数多く手がけている会社です。
このバックオフィスを中心としたシステム化の知見と、自社や、お客様のRPA導入事例に基づいたRPAソリューションを展開しております。

ご興味がある方はぜひ、SSKC RPAソリューションに関するページをご覧ください。

最後に

コラムの投稿者 株式会社エス・エス・ケイ・コミュニケイションズのRPAコラムに興味がある方はこちらからご覧ください。

また、弊社が取り扱っているRPAツール【Robo-Pat（ロボパット）】に関しての詳しい資料は以下のリンクよりご覧ください。

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