【RPA基礎知識】3つの成功の秘訣

本コラムではRPAに関する様々な情報を発信しております。
今回は、弊社の考えるRPA導入を成功させる３つの秘訣についてご紹介いたします。

【目次】
◆よくある失敗例
◆3つの成功の秘訣
◆まとめ

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？
知りたい・おさらいしたい方はこちら！

◆よくある失敗例

RPAの導入においてよくある失敗例が2パターン存在します。
弊社では、この２パターンを避けるためRPA導入の成功の秘訣を考えました。

よくある失敗例①　RPAの作り手（エンジニア）と使い手（現場）が異なる

弊社は、自動化を行う業務の担当者が自身でRPAツールを使用し、業務を自動化しなければならないと考えております。

理由は、RPAを使用するのがエンジニアなど現場とは別の従業員の場合、業務の現場担当者がRPA使用者に業務内容の詳細を伝えるという工数が発生してしまうからです。
現場の従業員は自身の業務を相手にわかりやすいように伝え、RPA使用者は聞いた内容をもとにロボを作成するという二重の負担が発生してしまいます。
また、何らかの原因で作成したロボットに修正や変更の必要が生じた場合、現場の従業員自らロボットを修正、変更することができないので、RPA使用が滞る原因になってしまいます。

以上の理由から弊社では、自身の業務自身で自動化するRPAツールの利用を推奨しております。

よくある失敗例②　1つの業務でしかRPAを使えない

RPAは普段皆様が手作業で行われているPC作業であれば基本なんでも自動化できる汎用性が特徴です。
そのため、ある１つの業務を自動化するためだけに導入するのは正直もったいないです。

もちろん最初は特定の業務を自動化するためにRPAを導入するということでいいと思いますが、その導入ノウハウをもとに別の自動化できる業務を選定し、どんどん自動化の幅を増やしていくことはRPAの汎用性をもってすれば比較的簡単に行えます。

特定の業務の自動化で終わらず、部署単位や会社単位でどんどん自動化の幅を広げ、費用対効果を高めていくことが大切です

◆3つの成功の秘訣

①現場の従業員がRPAを使用する

前述したとおり、現場の従業員が自らRPAを使って業務を自動化することがRPA導入成功の秘訣１つ目です。
自身の業務のことを一番よくわかっているのは本人です。
本人がいつもやっている作業の内容をそのままRPAに置き換えるだけなのでスピーディーに導入を行えます。
また、ロボの修正、変更、エラー発生時の対応も自身で作成したロボなので、自身で対応可能です。

そして、
・自身で業務を自動化した達成感によるモチベーションの向上
・簡単なアルゴリズム（IF、繰り返し）や業務フローの見直しによる生産性向上

といった副次効果も期待できます。

一方で現場の従業員がITツールに慣れておらず扱いきれない可能性があるというデメリットもあります。
このデメリットは使用する従業員に合ったレベルのRPAツールを選ぶことでリスクを軽減させることができます。

弊社ではIT専門知識がなくても使いやすく、無料の教育コンテンツが充実しているRPA Robo-Pat（ロボパット）をおすすめしております。

Robo-Pat（ロボパット）であれば現場の従業員でも簡単に使用でき、そのためのサポート（FAQサイト、無料の教育コンテンツ）も充実しているため、現場の従業員がRPAツールを使用するデメリットを軽減することができます。

○RPA Robo-Pat(ロボパット)についてはコチラ

②RPAを扱える社員を増やす

RPAを扱える社員をできるだけ増やしていくことが２つ目の導入成功の秘訣です。

１人だけがRPAを扱える状態だと、その方が本業で忙しかったり、転属、休業、退職してしまったりしたらRPAの導入が止まってしまうリスクがあります。
RPAを扱える社員を増やすことでプロジェクト停止の防止につながる他、複数人で教えあったり、助け合ったりしながらRPAを導入できるため、モチベーション向上効果や、いろんな視点で導入業務を選定できるため、効率的にRPA導入範囲を広げることができる効果も期待できます。

導入企業様の中には【RPA女子会】【RPA発表会】といった勉強会や発表会、RPA導入をサポートする組織を社内に立ち上げ、会社単位でRPAを扱える社員を増やしている企業様もおられます。

③最初から全自動を目指さない

３つ目のRPA導入成功の秘訣は【全】自動化を目指さないということです。

例えばある業務があったとしてこれが複数の作業から成り立っているとします
この時複数の作業をすべて自動化できればいいですが、【全】自動に固執し、導入が遅くなってしまっては本末転倒です。
面倒で時間のかかる部分を特定し、まずはその部分だけ自動化することをお勧めします。

生活に欠かせない『洗濯』で例えると、私たちは一番時間のかかる洗濯作業を洗濯機で自動化していますが、その前後の作業（入れる、干す、たたむなど）は手作業で行っています。
全自動化はできていませんが、それでも私たちの生活は十分楽になっています。

このように人とロボ（RPA）で役割分担をするイメージで自動化を進めていくと、導入負担を減らしながら業務の自動化をしていくことが可能です。
RPA導入初期は特に【全】自動化を目指さないことを意識しましょう。

◆まとめ

本コラムのまとめです。
今回は、弊社の考えるRPA導入を成功させる３つの秘訣についてご紹介いたしました。

①現場の従業員がRPAを使用する

システム部門やエンジニアではなく、自動化対象業務を実際に担当している担当者が自身でRPAを使用しましょう。
また、RPAツールを選ぶ際は現場の従業員のレベルにあったRPAツールを選択するようにしましょう。

②RPAを扱える社員を増やす

1人だけではRPA利用拡大に限界があります。また、プロジェクト停止リスクも高いです。
複数人でRPAを使用することでモチベーション向上や様々な視点からの自動化業務選定が行え、飛躍的に社内業務効率化が進みます。
できれば部署、全社単位で複数人でRPAを使用するよう働きかけましょう。

③最初から全自動を目指さない

洗濯は一番面倒な『洗濯』作業を洗濯機に任せ、前後の作業は手作業で行っています。
全自動化しなくても、特定の負担の大きい作業を自動化するだけでも効果はあります。
導入初期は全自動化を目指さず、人とロボの役割分担を意識して、スピーディーに導入を進めましょう。

最後に

コラムの投稿者 SSKC（エス・エス・ケイ・コミュニケイションズ） は、会計・人事・従業員満足度調査にまつわるシステム化のお手伝いを数多く手がけている会社です。
このバックオフィスを中心としたシステム化の知見と、自社や、お客様のRPA導入事例に基づいたRPAソリューションを展開しております。

ご興味がある方はぜひ、SSKC RPAソリューションに関するページをご覧ください。

また、弊社が取り扱っているRPAツール【Robo-Pat（ロボパット）】に関しての詳しい資料は以下のリンクよりご覧ください。

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