【RPA導入事例】メール作業の自動化

本コラムではRPAに関する様々な情報を発信しております。
今回は、弊社のRPA活用事例を一部ご紹介いたします。
ご紹介するのは、【メール作業】を自動化した事例です。

【目次】
　◆メール作業の細分化
　◆導入事例
　◆RPA導入のポイント:『全』自動化を目指さない + ロボの転用

◆ メール作業の細分化

PCで仕事をしている人ならば、メールやチャットを使わない日はないのではないでしょうか？
『相手へ連絡する手段』といってしまえばそれまでですが、メールやチャットの役割はより細分化できると思います。
例えば、以下のようにです。

このように分割してみると、『リマインドメール』『資料送付メール』などは文面や送付資料がある程度決まっているため、 メール送付者が『毎回同じ内容なのに面倒くさい』『他の人にやってもらえたら…』と思ってしまう業務だと考えられます。

皆さんも普段の業務で思い当たることはないでしょうか？
弊社では、このようなメール通知をRPAで自動化し、業務の効率化を実現しております。

◆導入事例

では早速、弊社の導入事例をご紹介していきましょう

○毎朝作成するレポートの自動送付

・ホームページ閲覧者数
・勤怠管理システムの状況
・お問い合わせ専用メールアドレスのメール受信履歴

弊社ではRPAで様々なシステムの状況を毎朝レポート化しています。
その後、各レポート作成ロボが作成したファイルを指定のメールアドレスに送付します。
レポートの作成はもちろん、資料送付も自動化することで、今では人的負担なく本業務を行うことができるようになりました。

○リマインドメール

・勤怠締め処理の依頼通知
・毎月提出必須のセキュリティに関するチェックシートの回答依頼
・資料やタスクの期限締め切り通知

日々の業務が繁忙になるほど、これら何らかの締め切りを忘れてしまうことはよくあると思います。
弊社ではこれらの締め切り忘れ防止のためにRPAで各締め切り日前（1週間前～前日のいずれか）に通知をするよう設定しております。
なお、弊社ではメール以上に気軽に確認でき、気づきやすいチャットツール Webex Teams を用いて自動送付をしております。

○お客様へのメール作成（下書きのみ）

・お客様への定期的なメール（当月分のツールライセンスキーetc…）
・複数のお客様に同じ資料を配布する場合

お客様へメールを送付する作業でもRPAでメール作成を自動化しております。
宛先メールアドレスや宛名を変更するだけでいいため、比較的簡単に自動化することができます。
ただし、万が一ミスがないよう下書きの自動作成までで留め、最終確認、送付は人が行うようにしております。

◆RPA導入のポイント:『全』自動化を目指さない + ロボの転用

①『全』自動化を目指さない

皆さんがご家庭で行っている洗濯で考えてみましょう。
洗濯機が開発され、洗濯は昔と比べると簡易的になりましたが、 『どの洗剤を使うのか？』『服はどのようにたたむのか』といった複雑なことは機械ではなく人が行っています。
現代の技術であればやろうと思えば洗濯の全自動化はできそうですが、コスト面などを考えると現実的ではありません。

RPAも同じで業務内のすべての作業を『全』自動化するのは難しい場合があります。
しかし、時間のかかる一部の作業だけでも自動化できれば、楽になる業務は多数存在します。

また、弊社のメール作成ロボは自社向けのメールは『送付まで自動処理』しますが、お客様向けのメールは『下書き作成までを自動処理』します。
これは、送付まで自動化する場合の利便性とリスクを比較し、使い分けしているからです。
このように『全』自動化をあえてしない方が良い場合もあります。

RPAをいざ導入するからといって『全』自動化をする必要はありません。
ぜひRPAを導入する際にはできることろからコツコツ自動化させてみましょう。

②ロボの転用

RPAの優れている点は、一度作成したロボを他の業務にも応用できるという点です。
先ほどご紹介したレポート作成業務を自動化した事例では

・データのあるアプリへログイン、データを取得するロボ
・レポート作成ロボ（EXCEL操作）
・メール作成ロボ

といった風に複数のロボで業務を自動化しております。
このうちレポート作成ロボ（EXCEL操作）や、メール作成ロボは、操作するセルや、送付先のメールアドレスなどの設定を少し変えるだけで別の業務にも活用することが可能です。

このように一度作成したロボを様々な業務に転用することで、RPAの活用範囲を容易に広げることが可能です。
RPA導入当初は操作方法を覚えたり、1からロボを作成したりと負担は大きいですが、使用拡大は容易に行うことができます。

◆まとめ

本コラムのまとめです。

・メール業務は細分化すると、『人がやらなくてもいいのでは？』と思えるものが必ずあります。（決まった資料の送付、リマインドメールなど）

・これらをRPAで自動化することは可能です（弊社導入事例あり）

・お客様へのメール送付を自動化する場合は、『下書き作成』まで自動化するだけでもリスクなく業務を効率化することができます。

・RPA導入を成功させるポイントは①『全』自動化を目指さないことと、②一度作成したロボはほかの業務にも簡単に転用できることを覚えておくことです。

最後に

コラムの投稿者 SSKC（エス・エス・ケイ・コミュニケイションズ） は、会計・人事・従業員満足度調査にまつわるシステム化のお手伝いを数多く手がけている会社です。
このバックオフィスを中心としたシステム化の知見と、自社や、お客様のRPA導入事例に基づいたRPAソリューションを展開しております。

ご興味がある方はぜひ、SSKC RPAソリューションに関するページをご覧ください。

また、弊社が取り扱っているRPAツール【Robo-Pat（ロボパット）】に関しての詳しい資料は以下のリンクよりご覧ください。

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